পদত্যাগপত্র লেখার সঠিক নিয়ম

চাকরিতে পদত্যাগপত্র বা ইস্তফাপত্র একটি আনুষ্ঠানিক বিষয়। চাকরির শুরুতে যেমন অ্যাপয়েনমেন্ট লেটার বা নিয়োগপত্র কোম্পানির জন্য আনুষ্ঠানিক পদক্ষেপ; তেমনই পদত্যাগপত্রও তাই। পুরোনো চাকরি ছেড়ে নতুন কোথাও যাওয়ার সময় অবশ্যই আপনাকে পুরোনো কোম্পানিতে ইস্তফাপত্র দিয়ে যেতে হবে।

বিভিন্ন কারণেই আপনাকে চাকরি ছাড়তে হতে পারে। কারণ যা-ই হোক না কেন, একটি সুন্দর পদত্যাগপত্র লেখা আপনার বৈশিষ্ট্যের বহিঃপ্রকাশ। চলুন জেনে নেওয়া যাক কীভাবে একটি সঠিক রেসিগন্যাশন লেটার বা পদত্যাগপত্র লিখবেন-

অভিবাদন জানান
পদত্যাগপত্রটি অবশ্যই উপযুক্ত ব্যক্তিকে উদ্দেশ্য করে লিখতে হবে। পদত্যাগপত্র সরাসরি এইচআর প্রতিনিধি বা ম্যানেজারের কাছে পাঠাতে হয়। আবার কখনো কখনো কোম্পানির কর্তৃপক্ষকে সরাসরি লিখতে হয়। এ ক্ষেত্রে অবশ্যই আপনার পত্রে সম্ভাষণ ব্যবহার করুন। যেমন- ‘প্রিয় স্যার/ম্যাডাম’ ব্যবহার করতে পারেন।

চাকরি ছাড়ার উদ্দেশ্য
পদত্যাগপত্রের মূল অংশে স্পষ্টভাবে আপনি কেন এই পদ ও কোম্পানি ছেড়ে দিতে চাইছেন, সে সম্পর্কে লিখুন। অবশ্যই আপনার বর্তমান পদ ও কোম্পানির নাম উল্লেখ করবেন। যতটা সম্ভব গুছিয়ে ছোট করে লিখুন।

চাকরির শেষ তারিখ
পদত্যাগপত্রে আপনার কাজের শেষ দিন কবে হবে, সে সম্পর্কে বিশদে লেখা প্রয়োজনীয়। এমনকি কবে থেকে এখানে কাজ শুরু করেছেন তা শুরুতেই লিখে দিন। আপনি চাকরি ছাড়ার কমপক্ষে দুই সপ্তাহ আগে পদত্যাগপত্র জমা দিন। যদিও কোথাও কোথাও নিয়ম থাকে দুই মাস আগেই নোটিশ দেওয়ার।

চাকরি ছাড়ার কারণ
আপনার পদত্যাগপত্রে অবশ্যই আপনার চাকরি ছাড়ার কারণ উল্লেখ করুন। তা হতে পারে আপনার স্বাস্থ্য সম্পর্কিত কিংবা অন্য কোথাও ভালো অফার। আর্থিক সুবিধা বৃদ্ধি কিংবা অন্যান্য যে কোনো কারণই হোক না কেন, আপনাকে স্পষ্টভাবে পদত্যাগের কারণ সম্বন্ধে লিখতে হবে। আপনি কেন চাকরি ছাড়ছেন, সেই ব্যাপারে আপনার নিয়োগকর্তাকে স্পষ্ট কারণ দেখতে হবে। পত্র লেখার ভঙ্গি নম্র-ভদ্র ও পেশাদারী রাখুন।

সমালোচনা করবেন না
পদত্যাগপত্রে কখনোই যে কোম্পানি ছেড়ে যাচ্ছেন, তার সমালোচনা করবেন না। আপনার কোনো তিক্ত অভিজ্ঞতা থাকলে সেটি বিনয়ের সঙ্গে জানাতে পারেন। তবে তা যেন কোনোভাবেই অভিযোগ না বোঝায়।

কৃতজ্ঞতা জানান
পদত্যাগপত্রে নিয়োগকর্তা, সহকর্মীদের প্রতি কৃতজ্ঞতা জানান। এখান থেকে যে মূল্যবান অভিজ্ঞতা অর্জন ও আয়ের সুযোগ হয়েছে, এজন্য ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। কোম্পানির জন্য আপনার কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন। যা আপনাকে কোম্পানিতে ভালো ইমেজ তৈরি করতে সহায়তা করবে। কোম্পানির প্রতি একটি ইতিবাচক ধারণা প্রকাশ, কোম্পানি ছাড়ার পরেও সেখানকার সঙ্গে আপনার একটা ভালো সম্পর্ক বজায় রাখতে সাহায্য করে।

নোটিশ পিরিয়ডে কোম্পানিকে সাহায্য করার প্রতিশ্রুতি
পদত্যাগপত্রের মধ্যে প্রতিষ্ঠানকে আপনার সাহায্যের প্রস্তাব দিতে পারেন। অর্থাৎ আপনি কোনো নতুন কর্মচারীকে আপনার পোস্টটিতে যথাযোগ্য করে তুলতে কোম্পানিকে সাহায্য করতে ইচ্ছুক। বিষয়টি খুব ভালো ইমেজ তৈরি করবে আপনার।

যোগাযোগের ঠিকানা
পদত্যাগপত্রের শেষে অবশ্যই আপনার ই-মেইল অ্যাড্রেস ও ঠিকানা লিখুন। পদত্যাগপত্রের হার্ড কপি জমা দিলে আপনার টাইপ করা নামের উপরে স্বাক্ষর করুন।

পদত্যাগপত্রের একটি নমুনা নিচে দেওয়া হলো-

তারিখ:
কর্তৃপক্ষের নাম ও পদ
কোম্পানির নাম
কোম্পানির ঠিকানা

বিষয়: চাকরি থেকে অব্যাহতি পাওয়ার জন্য আবেদন

স্যার/ম্যাডাম,
আমি, (আপনার নাম) দীর্ঘ (কত দিন ধরে কোম্পানিতে আছেন) বছর যাবৎ আপনার কোম্পানির (অফিসের নাম) (আপনার বিভাগে) একজন কর্মচারী (আপনার পদ) হিসেবে নিযুক্ত আছি। তবে বর্তমানে আমি এ কোম্পানি থেকে পাওয়া অভিজ্ঞতার জোরে অন্য একটি বহুজাতিক সংস্থায় (এখানে আপনি আপনার নিজস্ব সমস্যা লিখতে পারেন) (পদের নাম দিতে পারেন) যুক্ত হওয়ার অফার পেয়েছি। আমরা সবাই জীবনে উন্নতি করতে চাই, আর আমি সুযোগটিকে হারাতে চাই না।

তাই অত্যন্ত দুঃখের সঙ্গে জানাচ্ছি, আমার পক্ষে এ কোম্পানিতে আর কাজ করা সম্ভব হবে না। আপনার এ কোম্পানিতে আমার কাজ করার সর্বশেষ তারিখ হলো (যে তারিখ থেকে চাকরি ছাড়বেন)।

আপনার দেওয়া সাহচর্য ও সহকর্মীদের অমূল্য সাহায্যের জন্য আমি এ কোম্পানি থেকে অনেক কিছু শিখতে পেরেছি। আপনার এ কোম্পানিতে কাজ করে আমি অনেক পেশাদারী অভিজ্ঞতা লাভ করেছি, যা আমাকে ভবিষ্যতেও সমৃদ্ধ করবে বলে আশা রাখি। এ কোম্পানির প্রত্যেকের আন্তরিক ব্যবহার আমার চলার পথে পাথেয় হয়ে থাকবে।

আমি আপনার এবং কোম্পানির অব্যাহত সাফল্য কামনা করি। আমি আরও আশা রাখি, আমাদের এ কোম্পানি (অফিসের নাম) ভবিষ্যতে আরও উন্নতির দিকে এগিয়ে যাবে। আপনাদের অবদান আপনি কোনোদিন ভুলবো না। কোম্পানির যেন কোনো ধরনের সমস্যা না হয় এজন্য কোম্পানি চাইলে আমি আমার স্থানে নিযুক্ত হওয়া নতুন কর্মচারীকে ট্রেনিংও দিতে পারি।

সুতরাং, আপনার কাছে আমার বিনীত অনুরোধ, আমার পদত্যাগপত্রটি মঞ্জুর করে আমাকে বাধিত করবেন।

ধন্যবাদান্তে,
আপনার নাম/স্বাক্ষর
কোম্পানি পরিচয়পত্রের কপি
আপনার ঠিকানা
ফোন নম্বর, ই-মেইল আইডি

সূত্র: হার্ভার্ড বিজনেস রিভিউ

কেএসকে/এসইউ/এএসএম