অফিস পরিচালনার ছয়টি দিক

অনেক প্রতিষ্ঠানের মালিক তার অফিসকে সঠিকভাবে পরিচালনা করতে পারেন না। কর্মীদের পরিচালনা করতে গিয়ে অনেক সময় চাপ প্রয়োগ করে থাকেন। এতে কর্মীরা অসন্তুষ্ট হন। ফলে কর্মীদের কাছ থেকেও সঠিক কাজ আদায় করতে ব্যর্থ হন। অথচ মাত্র ৬টি উপায়ে যেকোনো প্রতিষ্ঠান সঠিকভাবে পরিচালনা করা যায়।

সঠিক কর্মী নির্বাচন:
যখন কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের মালিক কর্মী নিয়োগ করবেন তখন সঠিক ব্যক্তিকে নির্বাচন করতে হবে। এক্ষেত্রে শুধু স্মার্টনেস বা কঠোর পরিশ্রম করার যোগ্যতাসম্পন্ন কর্মীদের নিয়োগ না দিয়ে বরং যারা কঠোর পরিশ্রমের পাশাপাশি দ্রুত সমস্যার সমাধান করতে পারেন তাদের নিয়োগ দেয়া উচিত।

প্রত্যাশা স্পষ্ট করা:
সঠিকভাবে অফিস পরিচালনার ক্ষেত্রে কর্মীদের কাছে প্রতিষ্ঠানের প্রত্যাশা কী তা স্পষ্ট করা জরুরি। পাশাপাশি কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের কাছে কী প্রত্যাশা করছেন তাও জানতে হবে। এতে অফিস পরিচালনার কাজ অনেক সহজ হয়ে যাবে।

কারিগরি সরঞ্জামের সুবিধা গ্রহণ:
যখন কোনো প্রতিষ্ঠানের মালিক তার কর্মীদের অফিসের বিভিন্ন বিষয়ে প্রশ্ন করেন, তখন কর্মীরা খুবই বিরক্তি বা চাপ অনুভব করেন। মালিক যত সহজ ও নরম ভাষায় প্রশ্ন করুক না কেন কর্মীরা এতে বিরক্ত হবেনই। তাই কর্মীদের কাজ সঠিকভাবে দেখভাল করার জন্য কারিগরি সরঞ্জামের সুবিধা গ্রহণ করা যেতে পারে। এক্ষেত্রে এমন ১টি অ্যাপস ব্যবহার করতে হবে যাতে কর্মীরা তাদের প্রতিদিনের কাজের রিপোর্ট পেশ করতে পারেন। এতে সহজেই মালিক কর্মীদের কাজ সম্পর্কে ধারণা নিতে পারবেন।

নিজেকে নিযুক্ত রাখা ও কর্মীদের খোঁজ নেওয়া:
প্রতিষ্ঠানের সফলতার জন্য আপনাকে সর্বদা কাজে নিযুক্ত থাকতে হবে। কর্মীদেরকে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিষয়ে প্রশ্ন না করলেও তাদের ভালো-মন্দ এবং কাজ সম্পর্কে আপনাকে খোঁজ-খবর রাখতে হবে। কাজ করতে গিয়ে কর্মীরা কোনো সমস্যা বোধ করছে কিনা তা জানতে হবে। সপ্তাহে অন্তত একবার কর্মীদের সাথে মিটিং করতে হবে। এতে কর্মীদের সমস্যা যেমন জানা যাবে, তেমনি কর্মীদের কাছে মালিকের প্রত্যাশা জানানোও সহজ হবে।

কর্মীদের পুরস্কারের ব্যবস্থা করা:
কর্মীদের দিয়ে শুধু কাজ করিয়ে নিলেই প্রতিষ্ঠানের সফলতা আসবে না। যেসব কর্মী প্রতিষ্ঠানের দায়িত্ব সঠিকভাবে পালন করছে বা যারা প্রতিষ্ঠানের উন্নতির জন্য কঠোর প্ররিশ্রম করছে তাদের জন্য পুরস্কারের ব্যবস্থা করতে হবে। এতে কর্মীরা প্রেরণা পাবে এবং কাজে গতি বৃদ্ধি পাবে। প্রয়োজনে কর্মীদের কাজের গতি ফিরিয়ে আনতে তাদের জন্য বাড়তি ছুটি দেয়া যেতে পারে। অথবা তাদের জন্য ১টি নির্দিষ্ট পরিমাণ নগদ অর্থ বা ডিনারের ব্যবস্থা করা যেতে পারে। এমনকি টিম মিটিংয়ের সময় যে কর্মী ভালো কাজ করছেন তাকে ধন্যবাদও জানানো যেতে পারে।

শেখা এবং প্রতিফলন ঘটানো:     
সঠিকভাবে অফিস পরিচালনা করতে হলে আপনাকে প্রতিনিয়ত নতুন নতুন বিষয় শিখতে এবং জানতে হবে। পাশাপাশি শেখা বিষয়গুলোর কাজে প্রতিফলন ঘটাতে হবে।

এসইউ/পিআর