ই-মেইল পাঠানোর সময় যেসব ভুল করবেন না

প্রতিদিনই ব্যক্তিগত কিংবা অফিসের কাজের জন্য মেইল আদান-প্রদান করা হয়। তবে অনেক সময় তাড়াহুড়ো করতে গিয়ে অনেক ভুল করে থাকি। ই-মেইল পাঠানোর সময় ভুল হওয়া অস্বাভাবিক কোনো ব্যাপার নয়।

তবে আপনার উচিত হবে ই-মেইল আদান-প্রদানের সময় ভুলগুলো এড়িয়ে চলা। চলুন জেনে নেওয়া যাক ই-মেইল পাঠানোর সময় যেসব ভুল একেবারেই করবেন না-

> অনেকেই আছেন মেইল ঠিক মতো না পড়েই জবাব দেন। এটি একটি অমার্জনীয় ভুল। কোনো ই-মেইলের মেসেজ ভালোভাবে না পড়ে রিপ্লাই দিতে গেলে ই-মেইলের কোনো পয়েন্ট মিস হতে পারে। তাই সবসময় ই-মেইল সম্পূর্ণভাবে না পড়ে রিপ্লাই করা উচিত নয়।

> বেশিরভাগ ব্যবহারকারী যে ভুলটি করে থাকেন তা হচ্ছে অপ্রয়োজনীয় মেসেজ ই-মেইলের মাধ্যমে ফরওয়ার্ড করেন। এটি মানুষের সময় নষ্ট করার পাশাপাশি প্রেরকের প্রতি আপনার বিশ্বাসযোগ্যতা কমিয়ে দেয়। তাই যে কোনো মেসেজ ফরওয়ার্ড করে কাউকে ই-মেইল চেইনে যুক্ত করার আগে দুইবার ভাবুন।

> ই-মেইল পাঠাতে অনেকেই তাড়াহুড়ো করেন। যা একেবারেই করবেন না। এজন্য ই-মেইল লেখা শেষ করে সম্পূর্ণভাবে চেক করে তবেই প্রাপককে পাঠান।

> অনেকেই আছেন প্রতি ই-মেইলে সিগনেচার এড করেন। এটি খুবই খারাপ একটি অভ্যাস। আরও একটি ভুল হচ্ছে ইমোজি পাঠানো। ই-মেইলে কখনো ইমোজি পাঠাবেন না। এতে আপনার ইমেজ অন্যদের কাছে খারাপ হতে পারে।

> ই-মেইলের একটি বড় অংশ হলো এটাচমেন্ট। কাউকে ই-মেইল করার সময় যে এটাচমেন্ট চাওয়া হয়েছে তা না পাঠানো কিংবা ভুলে অন্য এটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেওয়ার মত ভুল এড়িয়ে চলতে হবে। এই ধরনের সমস্যা এড়াতে ই-মেইলে ফাইল এটাচ করার কথা লেখার সঙ্গে সঙ্গে এটাচমেন্ট আপলোড করে দিন।

> একজন মানুষ হিসেবে যে কোনো ধরনের ই-মেইলে সাধারণ সম্ভাষণ (গ্রিটিংস) যোগ না করা বেশ বেমানান একটি বিষয়। তাই সাধারণ যে কোনো কনভার্সেশন এর মতো ই-মেইলের ক্ষেত্রেও বেসিক গ্রিটিংস এড করতে ভুলবেন না।

> ক্যাপস লক অন করে লিখবেন না। ই-মেইল লেখার সময় বানানের দিকেও একটু মনোযোগ দিন। ই-মেইল যেহেতু বর্তমানে একটি প্রফেশনাল যোগাযোগের মাধ্যম, তাই ই-মেইলের ক্ষেত্রে অবশ্যই কোনো ধরনের স্পেলিং মিসটেক বা গ্রামাটিকাল ভুল থাকা উচিত নয়।

> ই-মেইলে কাব্যিক লেখালেখি বন্ধ করুন। ই-মেইলের উদ্দেশ্য হলো সহজ ভাষায় অন্যের সঙ্গে যোগাযোগ স্থাপন করা।সবসময় ই-মেইল বিষয়ের আঙ্গিকে সাজিয়ে লিখুন ও অযথা কথা বাড়ানোর বিষয়টি এড়িয়ে চলুন।

> আমরা কথা বলার সময় প্রত্যেকটি অঙ্গ দ্বারা আমাদের অভিব্যাক্তি প্রকাশ করে থাকি। ই-মেইলে কিন্তু সেই সুযোগ নেই, তাই ই-মেইল লেখার সময় কোন টোনে লিখছেন তা খেয়াল রাখা একান্ত জরুরি।

> সাবধানতা ছাড়া সেনসিটিভ তথ্য পাঠাবেন না। ই-মেইলের মাধ্যমে কোনো সেনসিটিভ তথ্য পাঠালে তা প্রাপককে আগেই জানিয়ে দিন। কেননা ই-মেইল পাঠানোর পর প্রাপক যদি উক্ত ই-মেইল চেইনে অন্য কাউকে যুক্ত করে, তবে উক্ত ফাইল বা তথ্যের গোপনীয়তা সম্পূর্ণভাবে নষ্ট হয়ে যাবে।

কেএসকে/এএসএম